Como fazer uma reunião produtiva em sua empresa
A harmonia entre os funcionários e a organização na empresa influenciam na produtividade e consequentemente na entrega dos resultados. É fundamental buscar por elementos que tornem o dia-a-dia da equipe mais tranquilo e ágil.
Para alinhar os pontos importantes e dar soluções para problemas, reuniões podem ocorrer com frequência, evitando assim o acúmulo de pendências. Confira abaixo algumas dicas essenciais para que a sua reunião flua com mais leveza.
Planejar os temas que serão abordados
Uma reunião muito longa, cansa os funcionários e até mesmo os gestores. Para evitar o desgaste, as pautas da reunião devem ser levantadas antes, pois assim todos já vão preparados e com os pontos importantes a serem dito, e até mesmo com possíveis soluções. Essa estratégia evita distrações e que fujam do foco principal da reunião.
Avisar com antecedência
Algumas reuniões surgem de emergência e precisam ocorrer o mais breve possível com a equipe, mas outras podem ser notificadas antes. Ao notificar os funcionários antes, possibilita que se preparem e adiantem as tarefas do dia, deixando assim um espaço reservado para a reunião, e que não afete nas entregas.
Em uma equipe pequena cada presença conta e faz diferença, envie um convite a cada um e pergunte sobre a sua disponibilidade na data e horário, para evitar assim um desfalque na reunião.
Documentar a reunião
Após a reunião ocorrer, alguns pontos podem ser esquecidos, para não ter a perda dos mesmos, deixe alguém responsável para anotar os pontos e as soluções que foram propostas.
Para facilitar, crie um arquivo compartilhada com os funcionários em alguma plataforma, e abra pastas com as datas das reuniões e seus respectivos temas, para assim manter uma organização, e facilitar para que chequem os documentos sempre que necessário, relembrando as obrigações/mudanças e inovações após as reuniões.
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